摘要：
本文根据自己参建的项目过程中有关管理经历，在简单介绍总承包项目相关部门的作用后，在总承包项目中洽商、签证及索赔的不同管理思路的指引下，浅析洽商、签证及索赔的各种具体操作，目的为了使项目管理过程中有关洽商、签证及索赔能有正确的执行和管理，以便为项目的中间过程结算和最终结算做好基础工作，完善成本管理过程，确保成本控制，实现项目应有的经济效益，从而促进项目各方面的进度正常进行，使最终项目参与各方都取得满意的效果。本文在研究过程中采用管理思路的过程进行阐述，以使读者更贴切项目管理过程，以便更好的解读此文。
关键词：洽商 签证 索赔 管理
1 前言
有关本文的研究背景、国内研究现状以及研究的目的和意义。
1.1研究背景
进入20世纪90年代后，我国经济高速发展，国家建设欣欣向荣，全国各地的工程建设遍地开花。而在这工程建设项目的大潮中，施工作为一个重要的环节，存在很多种工程承包方式，而在其中诸多承包方式中，总承包方式无疑占据了比较大的比重。而在总承包方式中，由于涉及的承包范围广、专业多、技术难题多等诸因素招标的时候不可能面面俱到。而在不能面面俱到的情况下，项目洽商、签证及索赔就随之产生。而在一个项目的合约成本管理中，处理这些问题的出现就比较棘手，因为它们都具有出现突发性、处理具有技巧性、效果具有影响性，能否处理得当、效率是否高效都对工程项目的最终完好执行和最终项目利润有很大的影响。
1.2国内研究现状
目前国内对此项课题有些专著，这其中又以索赔居多，而索赔中又以国际上涉及通用的FIDIC条款的比较多，主要针对国内大面积的总包项目管理的涉及较少。国内专业书刊也有些从现场角度出发的文章发表。基于此，本人也是从现场实务出发，做些简单的分析，希望能为日后的这些专题研究大海添些水滴。
1.3研究的目的和意义
为了对于总承包管理项目过程中出现的洽商、签证及索赔的管理有个实用、高效的解决思路，为了项目的中间过程结算和最终结算奠定基础作用，总承包合同得到良好的执行，促进工程项目的顺利进展，对提升总承包企业的最终经济效益，对于总承包项目的洽商、签证及索赔的管理思路浅析目的在于此。
本文基于上述目的，结合本人参与总承包管理的甲项目的具体过程，浅析施工总承包管理项目洽商、签证及索赔的管理思路，也希望抛砖引玉，希望读者和有关方面抓家可以提出更有深度的见解和观点，也为国内在此方面的课题研究提供一些有值得参考和引用的思路和论据，使本文的研究具有课题研究参考的意义。
2 施工总承包项目部相关部门简述
目前施工总承包项目大都实行项目经理部管理模式，在本人参建的项目（以下简称甲项目）中的项目经理部中主要设有以下部门：合约采购部、设计技术部、工程部、质量部、安全部等。这其中其中合约采购部、设计技术部、工程部和洽商、签证及索赔密切相关，在此过程中起着不同的作用。以上三部门在洽商、签证及索赔中的作用如下；
2.1合约采购部
负责审核工程部、设计技术部转交的相关文件，判断文件涉及范围、证据是否充分以及对各类单价进行分析；对分包上报的各类文件进行核算；编制对发包人的有关现场洽商、签证及索赔的文件。合约采购部必须多重视对合约价格的组成，且多收集有关洽商、签证及索赔资料的收集，以便使以上工作顺利得到解决，而保证经济效益。
2.2设计技术部
主办对发包人洽商的工作，对工程洽商记录中的材料、工艺、功能、构造、尺寸、技术指标、施工方法负责，并将确认后的的各类设计技术文件及时转交给各相关部门。设计技术部也要多对图纸和规范、施工方案等方面进行考究，以便及时提出，既不延误工程项目的进行，也不会影响费用的追溯。
2.3工程部
主办对发包人及对分/供商的现场工程量计量签认单。对施工过程中发生的合同外工作量的事由、工作范围、工作内容负责，对工日、机械台班、工程数量负责；对施工过程中发生的合同外零星用工、机械台班使用以及额外工作量签字确认并及时转交合约采购部。
3 对发包人的洽商、签证及索赔管理的思路及浅析
在施工总承包管理项目中，除了中间过程结算和最终结算，项目结算中碰到最多的就是洽商、签证和索赔了。对于三者的定义，以下做个简单的解释：
洽商[7]主要是指承包方就施工图纸、设计变更所确定的工程内容以外，施工图预算或预算定额取费中未包含而施工中又实际发生费用的施工内容所办理的洽商。而签证[7]是指在施工过程中承发包双发就额外费用补偿或工期延长等达成一致的书面证明材料和补充协议，可以直接作为工程款结算或最终增减工程造价的依据。另外索赔[7]是通常情况下指承包人在合同实施过程中，对非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求发包人给予补偿损失的一种权利要求。在以上三者中，洽商比较常见，签证其次，索赔较少。就影响金额来说，索赔虽然发生较少，但是其涉及的金额却可能是最多甚至决定性的。
下面就本人在参建的甲项目的具体实施中，施工总承包中针对发包人的洽商、签证及索赔管理的思路及流程分别进行简述和浅析。
3.1对发包人洽商管理思路及浅析
3.1.1对发包人洽商管理思路
首先，设计技术部记录整理洽商资料，编制洽商单并及时反馈合约采购部。工程洽商记录单应包括材料、工艺、功能、构造、尺寸、技术指标、施工方法等。其次， 合约采购部从合约商务角度判断洽商理由充分性、证据有效性及措词合理性，对洽商内容给出意见，并初步核算费用，确保成本在控制范围内。之后，设计技术部根据合约采购部意见整理工程洽商记录单并报发包人、监理人确认，同时在合约采购部留底。待确认后将正式工程洽商单转交合约采购部；洽商提交发包人7日内未确认或回复，主办工程师应立即上报总工程师。最后各专业估算工程师对收到的工程洽商记录单，计算变更费用（如果有）等，起草因工程洽商引起的费用变更（如果有）等文件。合约助理负责对工程洽商引起的费用变更等文件进行收集、整理并登记归档，以便日后调用等。
3.1.2对发包人洽商管理浅析
从以上的思路，我们可以做一下简单的分析，并明确各个思路应把握的细节。首先，技术部在整理洽商资料过程中，应尽量考虑洽商产生的原因。就目前来说，洽商产生的原因主要就是材料采购的限制、工艺的改变、功能和技术指标的变动、施工方案的影响、已经施工条件的变化等。设计技术部只有吃透以上的变化以及可能带来的影响，对洽商予以正确提出和完整表述，也应尽可能贴近合同的执行，或者能让合同可以作为重要参考。在设计技术部的前段工作下，合约采购部根据合同约定以及市场的有关人工、材料、机械等造价信息，做出合理判断，并核算费用，确保成本的可控性，以免影响项目的经济效益。在甲项目的施工过程中，项目经理部就按照以上浅析的思路就高效完成了一个洽商，达到了良好的效果。
在甲项目施工进行过程中过程中，由于业主单位及业主要求，标准层（3-18层）新风机房内应有新风机房设备基础，而原图纸没有设计，在图纸会审过程中也没有提及。这个时候的解决方式就是从设计技术部牵头，根据实际的新风机的相关参数，设计出设备基础的尺寸及数量先呈合约采购部进行判断，判断增加设备基础的充分性、证据的有效性等。合约采购部给出了可以根据此洽商向业主方提出增加新增设备基础的费用，且可以参考原合同中对应的价格清单进行增加，不会另外增加成本。之后，设计技术部就整理好洽商资料，在建设单位、监理单位、设计单位、施工单位四方签字后转发一份给合约采购部。合约采购的估算工程师计算由于此变更增加的变更费用上报给监理单位和建设单位。在得到监理单位和建设单位签字认可后存档，并在当月或者下月上报进度款申请时附上此部分费用一并申请。
在甲项目的实际实施过程中又有一个例子可以让我们认识到洽商管理思路的程序性。在甲项目开始实施的基坑支护阶段过程中，我们总包管理单位和分包商均从实际测量的数据中，得出地下工程应加强剪切的荷载设计，增加抗浮锚杆的施工内容。我方和分包的技术人员经过多次计算和论证，得出最终结论应增加抗浮锚杆的设计并施工。这时候设计技术部并将此提议提交合约采购部进行初步测算，这部分可能会产生的追加费用，以便设计技术部在和设计单位及业主沟通的时候可以进行有效商讨，并且认为这份洽商应该增加的费用。于是以我们总包单位的名义，我们提出了有关增加抗浮锚杆设计并施工的洽商函件给监理、设计单位、及业主，最终在他们确认后形成四方确认的函件。设计技术部将此四方确认的函件给合约采购部，进行费用追加计算，并上报监理及业主进行确认。确认后，合约采购部并将此部分存档以便日后查阅及结算整理，并在下个月的进度款的申请中予以加入。这就完成了一个洽商管理的过程。
从上面的流程来看，通过设计技术部和合约采购部的良好配合，一个有理有据且能保证经济效益不受影响的洽商就可以形成了。这里需要注意的是，洽商主导的是设计技术部，因为主要是涉及技术方面的细节多些，而合约采购部则是从效益和费用的角度进行重要参考。
3.2对发包人签证管理思路及浅析
3.2.1对发包人签证管理思路
首先工程部责任工程师第一时间记录整理签证资料，编制现场工程量计量签认单[4]（详附录表1）并及时反馈合约采购部。现场工程量计量签认单应包括计量依据、现场情况描述、具体计量及支持证明材料等。其次仍然是合约采购部从合约商务角度判断现场工程量计量签认单理由充分性、证据有效性及措词合理性，对签证方式、内容给出意见，并初步核算费用，确保成本在控制范围内。之后工程部责任工程师根据合约采购部意见整理现场工程量计量签认单（一式三份，需呈工程经理审核）并报监理人、发包人对签证进行确认，待监理人、发包人确认后将现场工程量计量签认单转交合约采购部一份，用于办理现场签证表[4]（详附录表2）。现场工程量计量签认单应在签证事件发生后3日内提交监理人、发包人。监理人、发包人3日内未确认或回复，主办责任工程师应立即上报工程经理。最后各专业估算工程师对收到的现场工程量计量签认单根据合同约定计算相关费用，将现场工程量计量签认单作为必备附件，办理正式现场签证表至监理人处监理人、发包人7日内未确认或回复，主办专业估算工程师应立即上报合约采购经理。合约助理负责对签证文件进行收集、整理并登记归档，以便日后调用等。
3.2.2对发包人签证管理浅析
签证是指在施工过程中承发包双发就额外费用补偿或工期延长等达成一致的书面证明材料和补充协议，可以直接作为工程款结算或最终增减工程造价的依据[14]。因此其对工程结算的造价非常直接。在签证管理思路中，工程部是作为主办的，因为签证发生的具体情况、实际数量等都是
由工程部进行整理的。而且后续的许多资料都是在工程部主办的工程量计量签认单的基础上取得，是取得有效签证的最主要依据。
在甲项目施工进行过程中，接到设计单位出具的设计变更，要求我方对备注楼20层消防竖井进行拆除重新施工（在此之前我方已经全部完成该处的砌筑施工）。工程部的责任工程师在接到这个通知单后，就在拆除过程中叫上了监理单位一起现场确认，然后根据实际拆除情况填写现场工程量计量签认单，具体中体现了拆除数量发生的人工数量。在之后，工程部责任工程师将现场工程量签认单呈于监理单位及业主进行确认，最后工程部责任工程师呈一份原件给合约采购部。合约采购部的估算工程师根据工程量签认单确认内容和数量办理进行估算、套价，编制签证签证表，并同时将现场工程量计量签认单附后，作为支持性文件。这样，一个签证的管理就工作就完成了。这里需要提醒的是，办理签证的时候，一定要有监理或甲方代表在现场旁证，可以采取现场拍照等有效方式获得各方的认可，只有这样才能保证后续签证管理工作的正常进行。其次，是合约采购部仍然发挥其在费用测算的专业技术能力，根据合同约定以及市场的有关人工、材料、机械等造价信息初步核算费用，确保成本控制在范围内，为项目争取更多的经济效益。在获得发包人和监理人认可的现场工程量计量签认单后，在规定的时间内办理正式的签证表。
这里需要提醒读者的是，由于签证直接涉及到费用，因此监理人和发包人有时会多考虑，有可能拖延现场工程量计量签认单和现场签证表的回复。在此，无论是工程部还是合约采购部在自己的资料发出后，均应及时跟踪对方回复，以免拖延，造成签证管理效率的降低，不利于签证的管理。
3.3对发包人索赔管理思路及浅析
3.3.1对发包人索赔管理思路
发包人的索赔管理工作，和前二者最大不同就是，始终由合约采购部独立完成。首先合约采购部依据项目实际执行情况，结合有关资料、合同中的具体约定以及合同中有关索赔的依据条文、当地造价信息等相关资料，进行索赔报告和文件的起草、计价，列出索赔明细。合约采购部在草稿经审核后的定稿签字盖章后由合约采购部将费用索赔申请（核准）表[4]（详附录表3，一式四份，回存一份）发放至监理人。监理人、发包人10日内未确认或回复，主办专业估算工程师应立即上报合约采购经理。最后合约助理负责对索赔文件进行收集、整理并登记归档。
3.3.2对发包人索赔管理浅析
由于索赔管理工作，是由合约采购部独立完成，因此在处理上要更加考虑全面。首先要了解索赔的处理原则，其原则为[14]：（1）索赔必须以合同为依据；(2)及时、合理的处理索赔；(3)加强主动控制，减少合理索赔。其次要注意索赔的计算，要知道根据合同的不同情况，了解索赔包含哪些费用，并不是简单的人工费、材料费、机械费、规费、税金等，还应考虑保函手续费、延迟付款利息、保险费、管理费、利润等等。还有就是索赔的计算方法[11]，是采取实际费用法还是修正的总费用法还是其他方法，这些都是要认真考虑。
在甲项目进行到精装修阶段，根据业主要求施工出一处样板房。由于业主对于卫生间的格局不满意，因此要重新设计。基于此，业主发出关于暂停卫生间管道及电气施工的通知给项目部，要求总包单位立即停止所有预知有关的给排水、电气施工。这个时候，合约采购部在接到这个甲方指令后，立即根据指令内容向业主因停工造成的工程延误、窝工等的索赔意向书，在确认收到重新设计后计算相关索赔明细。之后合约采购部就组织电气、给排水的估算工程师，就当时停工时间节点的实际进度，进行资料收集。在收到业主重新设计后的图纸后，合约采购部就计算出由于此变更造成的实际费用、工期延误等汇总的索赔明细，并最终形成索赔申请（核准）表上报业主。上报业主后在时间限期快到时，和业主指定的造价咨询单位通力配合，要回了业主的审核意见书，是项目的多发生费用得到及时有效的转移。在这里特别要提醒的是，索赔不仅仅是费用索赔，还有工期索赔，从某种角度考虑，工期索赔更能帮助索赔所获得的利益。
下面就举出另外一个例子，来述说一下索赔的思路整理及过程。甲工程项目由于裙楼设计为钢结构，钢结构占的比重比较大，所以钢结构的焊接工作成为工作中的重点，无论在工厂制作中还是现场安装中。眼看裙楼钢结构主体工程就要全部结束的时候，业主提出要对钢结构焊接的质量进行检测。按理，现场安装焊接部分要求检测无可非议，但是业主要求全部予以检测，就存在重复检测的问题。因为现场的钢结构绝大部分的制作是在工厂里完成的，而工厂已经进行过检测，更由于检测机构已经报监理备案，监理同意检测机构的结果。合约采购部对以上的思路进行了整理，并且认定存在索赔费用的事宜。因此在接到业主的指令后，合约采购部立即根据此情况向业主发出重复检测而产生费用的索赔意向书。之后我方也按业主的指令要求进行了以上的所有现场检测工作。这样，在业主及监理的旁站下，对现场的焊缝进行了检测，由于数量较多，我们和监理、检测方通力配合，表明了那些是现场安装的焊缝，那些是工厂制作的焊缝，以此区别，并进行了统计。最后我们仍然就此事宜产生的重新检测费用在合理的时间里进行了索赔，并附了索赔基础资料（原先工厂检测机构的备案资料、原先工厂制作的焊缝探伤的数量、现场检测方出具的报告、和监理核对的现场安装的实际数量、和检查方的检测委托合同等），业主也在造价咨询公司审核的基础上对我方的索赔（总计5万多）予以了认可。
在以上索赔管理思路中，同样要提醒的是，索赔是有时效的，必须按照合同的具体要求进行监督和跟踪，以免过了最后的时间，最后导致应有的利益得不到保障。
4 在洽商、签证、索赔管理过程中应注意的一些细节
在处理洽商、签证、索赔管理的过程中除了按以上思路执行外，要注意一些细节。因为一些细节看似普通，却对执行效果产生很大的影响，如下简言：
首先无论是洽商、签证还是索赔管理都应严格执行合同中的约定上报时间。洽商、签证、索赔三者的时间各不相同，应严格区分，以免延误上报时间，让发包人可以以此为由拒绝，那样肯定对项目的效益会产生很大的影响。其次一定要注意有关此各类文件的完整性，应力求在上报之前收集完整有效，使发包人不会找理由推迟回复，否则造成效率的低下。还有就是在沟通过程中一定要注意方式，注意沟通的灵活性，以获得发包人良好的配合，高效完成有关洽商、签证、索赔的管理工作。
5 结论与建议
以上也是本人参建甲项目后对于向发包人洽商、签证及索赔的管理过程中形成的简单思路，也在执行过程中取得了不错的效果，为项目的中间结算和最后结算做了基础工作，也确保了经济效益的实现，同时从根本上也促进了工程项目的进展。实际上土木工程日新月异发展的今天，对于洽商、签证、索赔的管理思路也是各有千秋，并非千篇一律。只是无论面对何种思路，我们作为项目管理人员都要意识到，洽商、签证、索赔的正确高效处理对于整个施工总承包项目的管理的重要性，对于执行过程管理思路的任何一个细节要重视，都不能随便敷衍。只有这样我们才能在保证整个项目正常进行实施下，不至于自身的经济效益受到影响，也使最后参加工程项目各方都能得到满意的效果。在本文中，本人如有阐述不合理或者错误的地方，敬请读者予以指正，并提供探讨和参考。
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