施工索赔具有严格的时效性，必须在合同规定的时效内，施工索赔才有可能；否则，“过期不候”，一旦超过时效，即使索赔理由再充分，也会被对方“合理”拒绝。
承包商提出的索赔，以及索赔最终的解决，必须符合的基本条件有：
（1）合法性：即按合同或法律规定应予以补偿。
（2）合理性：符合实际情况；要采用合同规定的计算方法和计算基础；干扰事件、责任、干扰事件的影响、索赔值之间有直接的因果关系，索赔要求符合逻辑。
（3）客观性：即干扰事件确实存在；干扰事件的影响存在；造成工期拖延和／或承包商损失。
在程序上，施工索赔的程序各个合同规定的具体程序和要求不尽相同，但大体步骤基本一样。一般可分为如下六个阶段：
1、索赔事件发生，承包商提出索赔要求
当出现索赔事件时，承包商要在规定的时限内发出索赔通知书声明他的索赔权利同时应继续施工，不影响施工的正常进展。FIDIC规定的是向工程师发出索赔通知书，并将副本报送业主，时限是索赔事件发生后的28天。
建设工程施工合同是向工程师发出通知，时限也是28天，超过时限，承包商的索赔要求将丧失索赔权而会遭到业主和工程师的拒绝。
2、承包商准备并报送索赔资料和报告
在正式提出索赔要求后，承包商应抓紧准备索赔资料，计算索赔款额和工期延长，编写详细索赔报告，并在下一个时限内正式报出；如果事件还在发展影响还在继续，则承包商应按可能合理要求的时间间隔，报送进一步的资料和临时详细报告说明事态发展情况。
FIDIC规定此类时限是28天或工程师同意的其他合理的时间。建设工程施工合同规定为28天。最后。承包商应在事件影响结束后的28天内发出最终详细索赔报告包括最终帐单和全部证据资料，提出具体的索赔款额和工期延长天数，要求工程师和业主审定。'
3、工程师评估和反驳索赔
按照国际工程施工索赔惯例和合同条件。一般都由工程师分析评估承包商的索赔报告和资料，提出处理意见供业主参考和批准。工程师在评估处理索赔时，要站在公正的立场上，科学合理地工作，迅速审阅研究，重温有关合同条件，论证索赔的原因，计算索赔款额和工期延误。
根据需要，可要求承包商澄清某些问题和补充进一步的资料和证据，初步征询双方的意见，争取尽快地做出答复，以免长期拖延而增加处理难度。或影响双方的合作和施工进展。
4、双方协商解决
当合同双方对某项索赔暂不能取得一致意见时。则需要双方面对面地协商讨论。这种协商一般由工程师主持，双方均派代表参加，协商时，工程师除了要公正地协调沟通、帮助双方解决问题外还要负责向业主提供咨询意见，帮助业主做分析研究工作，拿出解决方案。
5、邀请中间人调解
当争议双方直接谈判无法取得一致的解决意见时，索赔就变成了合同争端或纠纷，为了争取通过友好协商的方式解决索赔争端，根据国际工程施工索赔的经验。可由争议双方协商邀请中间人进行调停，亦能够比较满意地解决索赔。
6、提交仲裁或诉讼
像解决其他合同争端一样，对于索赔争端。最终的解决途径也是通过国际仲裁或法院诉讼。
