1、施工企业资料管理水平参差不齐
多数企业建立了运行有效的资料管理体系，公司设立专职资料管理岗位，能有计划的对项目部资料管理工作进行检查、指导。
个别施工企业未建立资料管理体系，质量管理部门未设专人进行统一的资料管理，导致资料管理工作存在较多问题。资料管理工作多存在敷衍现象，对资料管理工作重视程度不足。
2、施工项目部资料管理体系运行情况
多数项目部能明确项目部岗位、职责和人员，协调、配合共同完成相应资料管理工作。
个别施工企业不明确项目技术负责人、施工员、质检员关于资料管理的职责，仅安排资料员独自编写资料，导致资料数据不符合图纸规范要求，不符合工程实际。资料员的主要工作应该是收集、整理、归档,资料编制工作应由相应的管理人员完成。
资料管理工作相比设计、施工岗位，专业技术要求较低，多由刚毕业学生或实习生做资料员，甚至由外聘临时人员从事资料管理工作。资料员人员少、待遇低、杂事多，多数思想不稳定，难以表现出职业归属感。
3、多数企业重视工程前期策划，对资料管理工作进行总体策划，能指导施工过程中资料管理工作。
个别项目资料员对工程总体情况把握不充分、资料收集整理方案策划笼统。施工现场技术管理人员、资料员对规范条文理解不透彻，资料填写时多按资料软件模板套填或将其它工程资料复制、转换，造成错误较多。
4、部分工程存有资料滞后、后补现象
部分工程体量大或建设单位要求工期紧，导致施工单位盲目抢工，相关资料跟不上现场进度，存在资料后补现象，不能客观反映施工过程，往往为了应付进行资料后补。施工单位各资料时间、逻辑不闭合、不交圈，与监理等资料不能相互说明、印证。
5、存有工程材料未检先用现象
部分项目前期策划未考虑材料进场时间或不了解相关材料的检测周期或受市场因素影响或甲方(项目部)不能及时确定材料品牌，导致材料进场较晚，未检测合格(或未取回检测报告)就用于工程，存在未检先用现象，不仅管理失控，还易造成工程质量事故。
6、相关责任主体代签字
部分工程中标项目经理、总监未在现场，资料由他人代签字。建设、设计、勘察等单位实际项目负责人与“两书一表”不符，也存在代签字现象。
7、虚假工程质量检测报告基本杜绝
近年来，市站通过开发、运行青岛市建筑工程质量检测信息管理系统，实现了检测报告查询、检测数据采集、实验过程监控、检测数据分析等一系列功能，有效遏止了伪造工程质量检测报告等违法违规行为。通过对发现的伪造工程质量检测报告行为的严肃处理，加大了违法成本，在行业内产生了较大的威慑作用。
