第一篇：提升水利工程档案管理
1受到时空的约束,水利工程档案具备明显的时机性
在人类对自然的改造活动当中,水利工程建设属于其中的一方面内容,其不可避免地会受到大自然发展变化规律的影响与约束,为此,水利工程建设过程当中形成的档案资料,尤其是在洪涝灾害发生后所采取的抢救紧急工程的相关资料,具有显著的时间及季节性,为此,水利工程档案具备显著的时机性特征。科技档案与文字档案一体化水利工程属于施工、管理、规划一体化的运行机制,为此,所形成的业务性资料与科技档案资料相互间存在非常紧密的联系性,具有向科技档案与文字档案一体化发展的趋势。
2水利工程档案的搜集与整理
2.1分阶段搜集
开展水利工程档案搜集是把水利工程各部分单位及个人手中的工程图纸、资料信息等进行统一的搜集,交给专门的档案负责人进行统一化的经管。目前,水利工程档案逐渐从传统的杂乱分散型向条理集中型的方向转变,开展科学的行之有效的水利工程档案管理促使工程档案更为正规更加标准。针对工程中的相关资料从工程开始到完工进行全过程的档案资料的搜集,这体现在工程的各个阶段当中,同时随时进行档案信息的记录,做好施工日志、竣工报告等资料的登记。如果在进行工程档案搜集的过程当中查出有缺乏资料或者资料不完善的情况,要在第一时间将工程资料补充完整。针对时间比较长的跨年水利工程项目,因受到其自身施工时间比较长的影响,在工程施工作业过程当中,参与工作者发生的变动情况是比较大的,如果资料未进行及时统一的搜集那么就会有档案资料丢失的现象发生,为此,及时进行工程档案资料的搜集是非常重要的。水利工程档案管理工作的开展通常将档案资料划分为以下三种类别来进行整理:设计资料、施工作业过程当中的资料信息、竣工验收及资料。通过对工程档案资料进行的类别划分之后就能够对整理的档案信息非常清楚地加以了解,同时在今后的资料查阅上也是非常方便的。
2.2强制性搜集
从字面意义上就可以了解到,强制性搜集是一种通过强制性的方法进行工程档案资料的搜集,这种搜集方法比较适合在设置临时机构比较多的水利工程施工单位或者人员比较复杂分散的施工单位。通常采取的是向施工单位收取一定的档案资料押金的方式。具体的水利工程上报之后,需要施工企业首先交付一定的档案资料押金,在其把完整的档案资料返交档案部门之后才将其押金如数退还,此种档案搜集的方法对于比较复杂的施工企业来讲有着较为显著的制约作用,可有效的促使工程档案资料不会因人为性因素导致资料丢失的情况发生。
3加强水利工程档案管理具体措施
3.1完善水利工程档案管理制度措施
我国加入世贸组织后,国家在水利工程项目档案管理工作上欠缺对其进行深入的探究与思考,加上最近几年水利工程项目管理工作内容产生了非常显著的不同改变,在此过程当中,国家对于水利工程建设项目管理制度进行不断的革新,逐渐形成一个有形化的市场,截至2001年年底我国有占据58%法人有形建筑市场早已形成,达到与国家政府机构职能完全分离的状态,同时,相关信息化建设进程及科技成果的运用得到显著的提高,目前已经有20多个省市制定了新技术推广运用方案,对以往滞后的技术管理及实施规则完全淘汰。为了能够赶上国际贸易组织及国际惯例的步伐,我国逐渐进行了政府职能的转变及对水利工程建设项目在审批上的革新,针对已经与目前改革化进程、新形势下不相适应的水利工程档案管理规范进行了全面的清除,重新制定了新的档案资料管理规范,促使工程档案在内容、形式或是规章体制、乃至档案资料的载体上都产生了非常显著的改变,可是,与其对应的各项档案管理制度、法律规章并未在第一时间做出完善的修整,所以,水利工程档案并未从真正意义上加入新的管理制度当中,为此,创建完善的档案管理法律规章制度是亟待解决的事情。
3.2创建档案管理网络促使档案管理更为规划标准化
加强水利工程档案管理工作,对档案管理进行统一完整的规范化管理,这是非常重要的一方面内容。(1)创建档案管理领导小组,对工程档案管理工作进行统一领导,交由专门的档案管理负责人员对档案管理工作进行任务分配,指定各部门负责人担任专职的档案管理人员;(2)对档案管理信息管理软件进行设计,把输入的数字档案信息进行分门别类的编排,逐步实现数字化档案,同时对档案信息进行有序化的科学管理;(3)创建完善的档案管理制度,在对档案归档的时候一定要针对各文件进行仔细全方位的检查,查看文件在内容上信息是否完整。切记,不管是在水利工程施工过程中或是施工企业内部,一定要确保施工档案各资料的完整无缺,这样才能够实现系统完整的档案规范化管理。
3.3改变传统理念进行档案科学化管理
长久以来,针对各级档案管理工作当中并未形成一套完整科学的管理理念,档案管理工作并未贯穿于工程的各个细小环节,这造成档案管理部门各自为政的现象广泛存在,这就造成档案资料不完善度较高,管理理念上有待进一步提高。为此,一定要努力的提升自身档案管理理念,制定科学合理的档案管理措施,开展水利工程档案科学化管理,从水利工程复杂性出发,增加档案管理搜集途径。从目前的具体状况来分析,水利工程建设的复杂性比较高,工程项目从申报到完工涉及到的档案资料纷多复杂,关乎到的部门及施工人员也比较多,管理工作的开展也需要较长的一段时间,一旦有疏漏的情况,便会造成非常严重的后果。通常情况下,小型水利工程施工时间比较紧迫、文件量比较少,为此档案管理人员经常会忽视掉对此方面的档案管理,并且小型水利工程施工人员构成情况比较复杂,通常工程目标并不能够准时完成。为此,为促使工程档案资料能够完整无缺的进行保存及整理,对档案管理工作人员提出了全新的要求,作为档案管理工作人员一定要清楚的了解工程的每一道程序,对工程各类资料详细了解,同时可采取以下档案资料搜集办法,促使档案管理效率得以提升。3.3.1追踪搜集档案资料的追踪搜集比较适合在施工周期比较短的水利工程当中,这样进行档案资料整理的时候就会非常便捷,档案管理工作者一定要对施工现场实际状况进行一定的了解,第一时间掌握工程施工实际情况,同时进行相关材料的搜集,追踪搜集方法可及时的对工程状况进行很好的掌握,可是所需的人物力投入也是比较大的。3.3.2分阶段搜集在施工周期比较长的水利工程中是比较适合选择分阶段搜集的方法进行档案资料搜集的,针对那些跨年度的大型水利工程,需档案管理人员时常保持与相关部门的密切联系,对工程进展情况进行实时掌握,强化催收,争取最大限度上防止档案资料丢失的情况发生,促使档案的连续完整性能够有力的保证。3.3.3强制性搜集对于施工人员比较分散、设置的临时机构比较多的施工企业来讲,强制性搜集是比较适用的。通常可以选择使用搜集档案资料押金的方式对档案资料进行管理及搜集,这就需施工企业交付一部分资料押金,待资料无用之后再转交档案管理部门,同时退回押金。此种方式能够起到一定的制约性作用,同时促使档案资料得到有效的管理。
3.4档案资源管理范围及要求需明确透明化
3.4.1水利工程档案管理范围水利工程建设项目从立项-可行性报告-涉及-决策-施工-质检-建立-验收-试运行等阶段中逐渐形成,同时以文字、图纸、声像等为载体进行归档保存。3.4.2档案资料管理具体要求首先,水利工程档案管理与工程其他方面的管理工作要一同开展;其次,要确保档案的完整准确无误,同时档案相关资料一定要整理好,其中,图片、照片要做好详细的附属说明;再次,工程竣工图纸一定要展现出水利工程的实际状况,一定要做到图文结合,严格做好工程施工-检测-验收的记录及签证,加盖竣工章;第四,水利工程施工作业当中的照片、录音等资料,施工作业中发生的重大事故都一定要配备详细全面的文字解释,对具体工程施工情况作出仔细全面的登记。
3.5加强档案管理人员业务培训促使档案
管理水平进一步提升档案管理工作人员一定要严格的以工程档案管理要求开展日常管理,为此对档案管理人员提出了高标准的具体要求。作为水利工程档案管理工作者一定要具备高水平的专业技能,具有丰富的管理知识和先进的管理理念。为此,为能够促使管理工作人员满足水利工程档案管理具体规范及相关要求,需要对档案管理人员进行有计划性的定期培训,针对水利工程建设当中的相关文件资料、具有重要价值的档案的归档问题进行详细的讲解,严格以档案管理要求为依据,对档案进行认真仔细的编写,在平时的工作当中,注意该方面的资料,要知道,只有做好水利工程档案管理工作,才能够促使档案更为标准统一化,进而为工程施工提供强有力的后备力量。
3.6对档案信息进行进一步开发
要想确保档案管理工作水平得到显著的提高,则需要对档案信息进行进一步开发,这就需要在平时的管理工作当中,做好档案各类资料的搜集-归档-保存,这样才能够对档案信息进行综合运用及有效的开发。譬如,某城市区域当中河道的清挖,当时黄河水大发,整个河道完全被淤泥覆盖住,整个水利工程受到非常严重的影响,固然,对农民灌溉也带来较为恶劣的影响。为了促使农民丰收不受任何影响,市县级水利部门开展了河清淤整改措施,水利施工人员对水利工程所有档案进行仔细的阅读,短时间内制定出适合的水利治理方案,调出相关人员进行施工图的设计-测量及数据的统计,最终制定最为适合的清淤方案,第一时间将方案上交政府部门,随之政府部门从现有的水利部门方案处罚,对区域当中的河道状况作出全面的方案调整,短时间内开始实施。这样促使灾情带来的负面影响降到最低的程度,同时,农田损失面积达到最小,由此可见,水利工程档案管理所具有的重要意义。水利工程档案的形成是水利工作人员集体劳动的结晶,对工程相关的文件资料进行搜集-归档-档案信息未今后水利工程的管理提供了非常有利的参考资料。作为档案管理工作人员,能够在第一时间将所需档案资料提供给水利业务部门,使其能够切身感受到档案信息的重要价值,则对于促使档案管理人员工作积极能动性的提高有着很大的推动性作用。
4结语
最近几年,在档案管理工作当中实施信息化档案管理,把全部的档案资料输入电脑当中,这样便能够在第一时间为水利业务部门供应完整及时的信息资源,而业务部门技术工作者在对档案资料利用完之后也要准时的将档案及时归档,这样才能够促使工程档案资料的完整性得到最大的保障,推动档案管理工作水平得到进一步提升。
第二篇：水利工程档案管理对策
1水利工程档案信息化程度不高
随着我国信息化、现代化的建设,水利工程在建设管理等方面急需改革。计算机和网络的普及,使得越来越多的文件直接在电脑上产生,通过网络传输。面对无纸化办公的提出和发展,传统的档案管理显得相对滞后和低效,无法满足现代化管理的需求,不能适应时代的要求。这就对水利工程档案的收集、整理、移交、保管、利用等方面提出了新的要求——档案管理信息化。水利工程建设管理与日常的企事业单位管理不同。水利工程建设的各参建单位临时聚集在一起,随着水利工程建设的完工而分散,与具有长期稳定性的企事业单位在管理上有根本上的差异。是不同性质、不同规模、不同地域的水利工程的建设,其复杂程度也不同,一般的项目管理软件并不适合所有的水利工程,幵发设计适合所有水利工程建设的项目管理软件具有一定的难度,开发设计适合特定水利工程建设的项目管理软件又大大加大了投资成本。再加上水利工程建设工期限制,各参建单位项目部仅在建设期间存在,为避免麻烦,各参建单位各自为阵,在内部使用各自的项目管理软件,对外依旧以传统纸质文件为主。有信息化意识的建设单位也只是把收集到的纸质文件材料,扫描转化为电子文件的形式保存。
2水利工程档案管理技术方面的建议
2.1做好水利工程档案的收集工作
水利工程档案的收集主要抓紧工程建设的三个阶段内的档案收集:第一个是前期工作阶段。水利工程档案行政管理部门要主动与水利工程各参建单位的文件材料管理人员密切沟通,指导他们建立相应的文件材料保管利用制度和文件材料的收集工作,掌握工程项目的动态,督促他们及时地将有关批件和资料收集,分类保存,并按制定制度进行管理。第二个是施工阶段。水利工程档案管理部门要经常与各参建单位的文件材料管理人员取得联系,要求他们按规定收集整理并保管好各类工程档案资料,保证各施工环节的档案资料完整。必要时可对各参建单位的档案管理工作进行检查,为梭工时档案验收做好准备。第三个是竣工验收阶段。水利工程档案行政管理部门要主动参与水利工程的验收,认真审查归档的档案材料的完整性和真实性,坚持水利工程档案与水利工程项目同步验收,若档案验收不合格则不能确认水利工程项目梭工,否则不予决算。大部分水利工程因工程浩大、复杂程度高,会产生跨年度建设的情况。在这种由于其工期时间长,施工期间人员变动较大的情况下,产生的文件材料杂乱,且十分容易遗失。在管理上一般会采取分类方法对文件材料进行收集管理,一般将需要收集的文件材料分为四大类:一是建设前期调研文件，如项目建议书、可行性研究报告等;二是设计类文件,如:项目设计书、设计图纸等;三是施工类文件,如建设实施方案、施工报告、施工日志等;四是梭工验收及资料,如工程质量评定报告、竣工验收报告等。分类管理能使文件材料归档及时、清晰、完整,为建设过程中的利用工作提供方便。
2.2做好水利工程档案的整理工作
具体整理过程可按以下几部分着手:一是水利工程建设前期阶段。需要特别注意的是一些报批文件材料,应按照报批程序,文字材料在前,报批图纸在后;正式批件在前,请示报告在后的顺序排列。二是水利工程勘测设计阶段。主要以勘测、设计单位形成的水文、地址、气象等基础性资料和水利工程各种设计文件材料为主,应按专业整理。三是水利工程建设施工阶段。主要是施工技术文件材料和竣工验收文件材料,施工技术文件材料按照单位工程、分部工程、分项工程结合施工程序和专业进行整理;质量评定材料和验收记录,按单项工程进行整理,检查件按单位工程整理。在各阶段的各类文件材料整理的同时,要注意把握好文件材料之间的内在联系性,注意前后关系不要混乱,把整理好的材料分别按规范装订成册,构成完整的工程档案。虽然水利工程建设过程中的文件材料管理一般由产生文件材料的单位负责,但鉴于目前实际情况,大部分参建单位配备档案管理人员非档案专业人员,对文件材料的收集整理工作了解不全面。因此,水利工程档案行政管理部门不能坐等其成,应在水利工程档案的形成过程中,对归档责任部门的文件材料收集整理工作进行协助,全面指导档案管理人员做好文件材料的整理归档工作,为日后整理水利工程案卷打下基础。
2.3坚持水利工程档案管理与工程建设同步
水利工程文件材料收集不及时是导致水利工程档案不完整的最主要原因。坚持水利工程文件材料收集管理与工程建设同步是解决这一问题的有效措施。首先,在水利工程建设过程全阶段建立档案管理机构,配备专兼职档案管理人员;在编制水利工程项目建设计划中,将健全的档案管理制度,档案库房,档案装具均列入其中;在水利工程建设施工阶段,签订的合同条款内应包含档案管理相关内容,如制定档案管理工作标准和切实可行的、落到实处的档案管理工作职责。保证在水利工程建设施工正式开始前,做好水利工程文件材料收集管理的准备工作,为水利工程建设施工过程中的文件材料收集管理工作打下良好扎实的基础。其次,做好水利工程建设各个阶段的文件材料与建设进度同步收集,齐全、完整的文件材料是水利工程档案管理的基础。从水利工程项目的提出,建档工作即应开始,完整的建设前期文件很重要,特别是在维护各参建单位合法权益方面,是很重要的依据凭证,对划定责任具有重要作用,在水利工程竣工验收时也是必查的内容之一;在水利工程建设准备阶段,形成的文件材料相对较少,利用与传递也不多,其收集、整理要与之形成同步;在水利工程建设施工阶段,文件材料利用较为频繁,难以做到像建设准备阶段那样与文件材料的形成同步收集,因此,就要进行文件材料的同步跟踪管理。
2.4加强水利工程档案管理的信息化建设
档案管理手段的现代化,是实现档案管理现代化的基本标志。要实现水利工程档案的数据化管理及网络化报送和传递,满足水利工程建设者在多方位、多区域对水利工程档案利用的需求,为资源所需者提供方便、快捷且高效的挡案利用服务,一是实施采用科学的“流程控制”管理模式。根据水利工程建设活动的内容进行分类、编制档案号(工程代号、分类号、案卷号),使水利工程档案管理在水利建设过程之初就反映在设计文件和设计图纸上(包括纸质和电子文档);二是实现档案管理工作标准化。实现档案管理工作标准化是对档案工作科学管理的一种手段和要求,是实现档案管理现代化的前提,也是提高档案管理工作水平的必经之路。实现档案资源信息化,就要在档案管理的总体规划、分类设置、材料收集整理以及扫描、建立目录等方面形成一个集成化的系统。随着计算机网络技术的快速发展,水利工程档案管理信息化建设要从服务内容、服务方式、服务手段三个方面进行创新。由被动的服务向主动地提供服务转变;由传统人工管理档案的模式向计算机信息化管理模式的转变。利用计算机特有的运算速度快、存储信息量大、精确度高、自动进行运算以及逻辑判断能力强等特点,在文件材料的收集整理阶段,可运用计算机进行文件材料的收集、整理、编制检索目录和编制内容介绍;在整理成了档案之后,可通过计算机进行档案的接收、查找、借阅和归还工作,同时,对于到期应销毁的文件自动给予判定和提示;在档案管理上,可对于档案库房进行管理,以及其他工作,如档案统计以及为档案的编研工作提供服务等工作。通过运用计算机对档案进行管理,可以进行数据的输入、输出、插入、修改、检索、查询、统计、打印、删除等功能;同时还具有判别、筛选的功能。利用这些功能可对档案进行鉴定工作。运用计算机进行现代化的档案管理具有占用空间小、储存信息量大、查询检索方便、对档案的利用能力强、传输速度快等特点,能快速地、大量地提供所需的档案信息,提高了档案利用的工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。随着电子文件作为一种新形式的信息载体运用在档案领域,其特点和优势将使它逐步替代传统的纸质档案。根据水利工程建设的实际及水利工程档案管理的模式,由网络部门开发了电子档案管理应用软件,为水利工程档案管理部门提供电子档案的储存、保密及查询等服务。建立的档案数据网站,形成了以电子档案管理为核心的信息化数据库,在达到了资源共享目的的同时,也极大方便了档案的利用,提高了档案所需人员自助利用档案的问题,使其在最短的时间内查询到自己所需的信息。计算机网络技术给水利工程档案管理工作带来了前所未有的深渊影响。要大力推行对各种多媒体形式的档案,如缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在水利工程档案中的运用。要重视在水利工程建设过程中产生的各类电子文件。将水利工程建设期间的工程照片档案、声像档案、纸质档案制成多媒体并刻录保存,充分利用计算机网络技术,在对水利工程档案信息保存管理的同时,加大对信息的加工和开发利用,拓宽水利工程档案利用的深度,充分做到资源共享。
3结语
档案的生命在于利用,做好档案资料的收集、归档、保存、管理工作也是为了利用。只有对水利工程档案的开发利用,才能真正体现其价值,从而更好地开发利用水利工程档案信息。
第三篇：水利工程档案管理制度
目前,在水利工程的建设中,从建设单位到设计、施工、监理单位等各参建单位,虽然按照国家档案行政管理部门有关规定和水利工程档案行政管理部门的要求,制定了水利工程文件材料收集归档范围及文件材料管理制度,在日常的文件材料管理方面虽然投入了一定的人力、物力,但大多流于形式,没有形成有效的管理体制。在实际建设施工过程中,各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主,侧重于满足日常工作的需求,再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位,使档案管理工作的开展未能达到制度规定的深度。同时,缺少相应的监督机制,没有合理有效的考核办法,使档案管理制度形同虚设。各参建单位这种未能对管理制度严格落实,未能将文件材料的收集工作与最后的竣工验收以及日后的保管利用统筹考虑的行为,导致收集的文件材料质量低,档案管理工作被动。
1对水利工程档案管理制度重视不足
水利工程档案管理工作是一项专业性很强的工作,需要给予高度重视。但目前,国家和地方对水利工程的档案工作重视依旧不够充足。虽然近几年已经陆续出台了更多要求越来越细致和明确的相关规定和标准,但目前也只是就某些国家重点水利工程项目抓一抓,要求其建立健全的档案管理制度,把档案管理工作质量纳入其竣工验收的考核机制中。但这些规定要求对于做好水利工程档案管理工作只是外力的约束,在实际的水利工程建设过程中,档案管理工作仍没有被纳入工程建设的同布置、同检查,档案管理也仍得不到像重视工程建设质量、进度、安全等问题那样,重视程度还是不够深入。再加上这些规定要求并未普及到全国范围内所有大大小小的水利工程的建设中。没有建立健全的水利工程档案管理制度,没有实行建设工程档案质量否决制,没有深刻理解档案不可再生的属性及其重要作用,没有从对历史、对国家、对项目负责的态度来正确对待重大项目的档案工作。
2水利工程档案管理制度方面的建议
2.1完善相关政策法规,加强规范化管理
水利工程的档案管理与建设一样重要,需要得到国家和各参建单位的更多重视。为了进一步规范水利工程档案管理,加快水利事业更好地发展,国家、国家档案行政管理部门、水行政管理部门以及相关部门颁布了有关的法律、法规和建设标准,正逐步完善水利工程档案管理体系。但就其目前的发展状况看,还远远落后于其他行业的管理体制。要想做好水利工程档案管理工作,想要水利事业得到大力发展,促进我国经济发展,国家及相关部门应加大对水利工程档案管理法律法规的建设和完善,健全水利工程档案管理体系;同时,水利工程建设各相关单位也应积极适应水利工程档案管理体制改革和各项管理制度,及时掌握水利工程档案管理制度的动态变化,学习研究相关的法律法规,坚持在水利工程建设过程中对水利工程档案依法进行管理,使水利工程档案管理质量得到保证,使水利工程档案管理工作法制化、规范化、科学化。
2.2健全水利工程档案管理制度
2.2.1完善水利工程档案管理制度
各参建单位要依照国家有关水利工程档案管理的相关法律法规、规章制度,以及相关行业标准,制定符合水利工程建设以及自身情况的水利工程档案管理工作制度。因为水利工程的个性以及各参建单位在水利工程建设过程中发挥的作用不同,应根据自身的特点,建立符合自己单位的文件材料的收集整理制度,文件材料的利用管理制度,档案管理人员的岗位责任制度以及工程竣工档案验收实施细则和工程档案管理实施办法等档案管理的规章制度,以此来规范水利工程建设过程中文件材料的管理工作,使水利工程档案从形成、收集、整理、保管等阶段均有明确规定和相应的制约措施,使水利工程档案管理有章可循。做到无论是在水利工程建设各阶段还是各参建单位内部,都能从制度上保证文件材料的收集和管理工作,使水利工程档案管理工作规范化、标准化、系统化。
2.2.2实行水利工程档案管理领导责任制
在水利工程建设过程中,对档案管理建立领导责任制。根据《国家重大建设项目档案归档要求与档案整理规范》的总则第一条中规定:“项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位编制项目竣工文件和整理项目文件,建设单位要充分发挥其组织管理的领导作用。在水利工程建设前期,把档案管理要求纳入到招标、设计、施工、监理、验收、生产等各个环节中去,落实在水利工程建设实施的全过程;在水利工程建设期,建立以建设单位为主,各参建单位分级管理为原则的领导责任制,并成立由水利工程各参建单位档案管理工作负责人组成的水利工程档案管理工作领导小组。把水利工程档案管理作为水利工程建设的重要工作和有机组成部分,纳入水利工程建设计划和管理程序中,明确各参建单位及其领导在水利工程建设过程中的档案收集管理的责任,做到职责分明。通过层层把关,加深各参建单位及其领导对水利工程档案管理的重视,强化文件材料收集管理的意识,使各参建单位的规范化档案管理不在仅仅只停留在表面,而在建设过程中落实到具体的工作上,发挥其实际作用,为水利工程档案管理工作的规范化承担义务,负起责任。
2.3采用合同制,将水利工程档案管理纳入考核机制
在水利工程建设招标时,将水利工程档案管理工作单列为一项任务,以招标或委托方式与专业档案管理机构、部门或个人签订水利工程档案管理合同,由他们按照合同的要求,对水利工程档案进行系统、全面、规范的管理,以合同的形式明确双方的权利和义务,以及相关法律责任。二是对参建单位实行档案管理合同制。建设单位进行设计、施工、监理招标时,将对档案工作提出相关的要求同时列入招标条款中,并在编制标书时对水利工程建设过程中,档案管理工作相关要求及竣工验收时档案管理工作应达到的目标做出具体规定。待开标后,这些要求及规定以合同条款的方式在甲乙双方之间加以详细的明确。水利工程建设单位在与设计、施工、监理单位签订合同时,对于各投标单位,除了要认真考虑其资质等级、业务水平、人员素质外,也要把档案收集管理质量的好坏作为衡量该单位整体水平高低的一项重要内容。把水利工程建设过程中文件材料的收集、整理、管理等工作,作为合同的独立的条款,对水利工程文件材料的质量、归档份数、移交时间及违约等相关内容提出明确且具体的要求,以引起参建单位的足够重视。利用合同的形式,明确乙方在水利工程档案管理方面的工作内容和责任,使水利工程文件材料收集、整理、立卷、归档工作得到法律的保证。在水利工程竣工验收时,只有合同范围内的工程质量和档案都合格时才能确定为合格工程。同时对合同违约的,要处以一定数额的经济处罚。在以上两种合同模式中,水利工程档案管理部门要积极参与合同签订工作,配合建设单位运用合同契约的形式,确定设计、施工、监理等单位在水利工程档案管理的工作中应履行的职责和义务,凭借合同的约束,保证文件材料收集、整理、归档、移交工作质量。采用合同制的管理模式,对于促进水利工程档案管理工作的规范化具有十分重要的意义。
