关于施工单位如何做好竣工决算的探索

关键词：竣工；决算；重视；资料；交接 

　　竣工决算是一项综合性的系统工作，是对施工单位平时工作的检验，直接关乎着施工单位的经济效益和资金回收进程，因此竣工资料必须做到资料完整、依据充分、规范准确。 

　　但是由于施工单位的特点，工程的流动性很大，在工程项目尾工阶段人员少且变动较大，而涉及竣工决算的相关资料繁多。笔者曾参与过多个工程项目从开工至完工直至竣工决算配合审计全过程的生产经营管理工作，对竣工决算工作有很深的体会，对于如何做好施工单位的竣工决算工作，保证竣工资料的可靠性、完整性、可追溯性上做了些探索和总结。 

　　一、思想上要重视、认识要清晰 

　　许多人认为竣工决算是经管部的事情，只是简单做做几个表。实际上竣工决算不是等到项目完工后才组织几个人突击一下就能应付了事，也不是经管一个部门的事情，更不是随便换个人来就能弄明白的事情。而是涉及到经管部、工程部、物机部、劳财部、办公室等多个部门的长期性的相互配合的综合性工作，也涉及与监理、业主等的沟通及核对的问题，如尚未解决的变更索赔、尚未结算的工程量和费用、与业主工程款结算及支付核对、甲供材料扣款等。 

　　二、建立相应的组织机构 

　　对于一个新开工的工程项目，竣工决算一开始就应渗透在其中，要有前瞻性的考虑和安排，不能待项目快完工了才仓促无措的突击一下资料，否则竣工决算资料会漏洞百出或不完整，没有说服力，难于及时有效的进行竣工决算。有些项目在项目进入尾工之前不重视竣工竣工决算前期资料的取证、收集和整理工作，同时加上施工单位人员变动大，待到竣工决算时想去业主单位主张相关费用时，会导致施工单位主张的费用依据不充分得不到结算或出现原来已经结算的费用因依据不充分或资料不完整而出现被审计掉的风险。 

　　为了避免上述情况的发生，促进竣工决算工作的顺利开展。项目一开始就应成立竣工工作小组和竣工督导小组。 

　　竣工工作小组由经管部主任任组长，相关各部门主任主任人任副组长，各部门其余相关人员为组员。竣工督导小组由项目经理，商务副经理、总工程师和副总工程师组成。由竣工工作小组参考以往竣工项目竣工决算资料的核心要求和重点并结合本工程项目的实际情况及与监理、业主沟通后达成的一些共识，将相关工作具体落实到到有关的部门和人员并制定相应的奖惩措施。竣工督导小组要在施工过程中经常检查相关资料的落实情况，督促不断完善相关资料。 

　　施工单位要尝试利用网络、软件等手段创建一个资料共享平台，实现项目上的资料与施工单位本部共享，便于相关职能部门对项目上相关工作的开展情况及时进行跟踪和指导。 

　　三、平时应认真做好与竣工决算相关的工作 

　　在施工过程中取得的与竣工决算相关的资料要做到依据充分，规范、完整、可以追溯，各部门有关联的资料要能相互印证（如结算资料、签证资料与验收资料之间的内在的关联），做好台账，否则即使已经结算回来也难以避免被审计掉的风险。因此各部门在平时的工作中就要加强交流、充分沟通，避免各种纰漏的出现。 

　　平时涉及的与竣工决算相关的工作主要有以下方面： 

　　1工程计量工作 

　　对于工程计量人员，要熟悉合同和计量相关规定，严格按照合同规定进行计量，所计的工程量均要有充分的依据（如设计图纸、设计通知等）并符合计量范围和原则。申报工程量资料要能与质量部的验收资料、工程部的施工日志等有关的内容相互印证。对于临时的或零星工程项目需及时找监理、业主相关人员进行签证。每月要做好工程计量台账，该台账要能反映出设计总量、当月完成量、当月结算量、累计结算量、剩余未结算量、已完成还未签证量并备注原因、已签证尚未结算量并备注原因。 

　　对于计量资料（包括相应的支撑材料）不但要保存好纸质版本，还要分别在电脑和优盘上保存一份完整的扫描件。避免文件缺失带来的麻烦。 

　　2变更、索赔工作 

　　对发生的变更索赔项目要及时收集证据（如会议资料、影像资料、水文天气资料、与监理业主的来往函件、地方政府文函、合同资料等），需要签证的资料及时找监理、业主进行签证。根据合同要求的原则和时间进行申报。要密切进行变更索赔的审核跟踪工作，要与监理、业主进行有效的沟通。对发生的变更索赔工作要做好变更索赔台账，该台账要反映出已发生的但还未申报的变更索赔项目（但要注明未申报的原因、预计能申报的时间及预计能申报的金额）、已发生且已经申报的变更索赔项目、已申报但尚未批复的变更索赔项目（但要注明未批复的原因或进展情况及预计批复的情况）、已经批复且已经结算的变更索赔项目、已经批复但尚未结算的变更索赔项目（但要注明未结算的原因及预计结算的时间）。 

　　对于变更索赔资料（包括相应的支撑材料）不但要保存好纸质版本，还要分别在电脑和优盘上保存一份完整的扫描件。避免文件缺失带来的麻烦。 

　　3报表结算及支付工作 

　　每月工程计量资料签证后需进行结算报表的编制和申报工作，要按照合同或业主要求的格式编制结算报表，并提供支撑性材料。对于原来申报后未结算的量也一并申报。对于涉及扣款的项目（如材料扣款、质保金、考核基金、税金）一定要按照合同原则确定是否属于应该扣款的范围，并认真与业主相关人员核对清楚应该扣款的金额。如质保金扣款项目，不能出现所扣累计数额已经达到合同规定的标准但仍在继续扣款的情况。报表批复后，要核对业主支付款是否按照结算审批的金额进行支付的，如没有按照结算审批的金额进行支付，要弄清楚原因，并及时与相关部门沟通。 

　　对每次的结算报表要做台账，该台账要反映出本次申报工程量、申报工程金额；本次结算工程量、本次结算金额、累计结算工程量、累计结算金额；本次已签证但尚未结算的工程量和金额并需要注明原因、累计已签证但尚未结算的工程量和金额；本次质保金扣款额、累计质保金扣款额；本次税金扣款额、累计税金扣款额；本次其他扣款额、累计其他扣款额。对于支付款项也要认真做好往来台帐。 　　对于结算报表资料（包括相应的支撑材料）不但要保存好纸质版本，还要分别在电脑和优盘上保存一份完整的扫描件。避免文件缺失带来的麻烦。 

　　4对于业主供应材料管理工作 

　　对于业主供应材料要与业主核对清楚供应材料的规格、型号、数量、价格、金额，然后按照合同原则确定是否属于应该扣款的范围、消耗数量是否在合同规定的消耗范围及是否符合合同原则规定的扣款价格标准。 

　　对于业主供应材料要做台账，该台账要反映出本次领用材料的规格、型号、数量、价格和金额、累计领用材料的规格、型号、数量、价格和金额；本次应扣材料的规格、型号、数量、价款和金额、累计应扣材料规格、型号、数量、价款和金额；本次扣款材料的规格、型号、数量、价格和金额、累计扣款材料的规格、型号、数量、价格和金额；本次应扣但暂未扣材料的规格、型号、数量、价格和金额、累计应扣暂未扣材料的规格、型号、数量、价格和金额。 

　　对于业主供应材料票据及有关的签证资料不但要保存好纸质版本，还要分别在电脑和优盘上保存一份完整的扫描件。避免文件缺失带来的麻烦。 

　　四、要高度重视重要岗位人员变动的交接工作 

　　工程项目一般流动性大，工期长，人员变动大，但往往经管部、工程部、物机部、劳财部等部门人员调动时，只是匆忙简单的填写调动表。由于这些部门的人员长期在工程项目相关的岗位上累计和掌握了许多与竣工决算有关的资料，对所涉及的相关事情的来龙去脉非常清楚，如果突然换个人来接手工作，没做好交接工作是难以较好的做好有关的工作。因此，为了保证工作衔接的连续性、维护工程项目的利益，施工单位无论人员有多紧张，尾工阶段工程部、经管部必须保留一个对整个工程签证、内外结算全面了解的人。 

　　如果经管部、工程部、物机部、劳财部等部门人员确实需要变动时，必须做好交接工作。对于交接工作的时限、范围、深度，施工单位本部相关职能部门要进行参与和监督，要制定出该岗位移交工作所涉及的相关表格和资料（包括完整的纸质版、电子版、扫描件）及其他需要移交说明的问题。为了保证工作交接质量，交接工作应采取边带接手人员边过渡交接的方式，不能采取仓促移交方式。 

　　五、采取有效的经济措施促进竣工决算相关工作的开展 

　　施工过程中，与竣工结算资料有关的相关人员和领导，每年按其收入的一定比例扣取保证金，工程施工完成后，根据平时累积竣工决算资料工作的开展情况、竣工决算的进展及成果分阶段退还保证金。同时围绕竣工决算工作的进展和成果另行制定奖励政策。对于竣工决算工作态度消极、工作不力的人员进行适当的处罚。 

　　另外，尾工阶段人员很少、工程一般又比较偏僻，因此要给予留守竣工决算的人员各方面更多的关注和关怀，以利他们安心完成后续的工作。 

　　结语 

　　施工单位每年都有许多完工项目和新开工项目，而竣工结算工作是工程项目管理很重要的一项工作，也直接影响到施工单位的声誉和经济效益。上述一些探索和总结也具有非常实际的参考意义。 

　　【1】曹宏丽.浅谈工程竣工结算审核[A]；土木建筑学术文库（第10卷）[C].2008. 

　　【2】李海军.项目竣工结算应注意的问题[J]；内蒙古科技与经济；2006（18）.