文件格式和要求
1根据档案案卷规格要求，资料、封面、目录、备考表统一采用A4（297×210mm）纸；小于A4幅面的文件要用A4白纸衬托（可在档案整理时处理）；
2连续多页的资料（设计监理资料（B1类）、监理管理资料（B2类）等）在打印、复印时应采用双面打印、复印，以节省存放空间和纸张；
3编制B1类、B2类资料，应按公司“监理资料整理说明及实施要求”；
4填写的工程资料应以施工质量验收规范、工程合同、设计文件等为依据；
5工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项；表格应统一采用《资料规程》、《监理规程》、《质量手册》和公司有关规定表格，特殊要求增加的表格应依据《资料规程》统一归类；
6工程资料应进行分级管理，各项目监理部总监理工程师负责本项目监理部监理资料的全过程管理工作；工程资料的收集、整理由各项目监理部专职或兼职信息资料员负责；审核工作由各部城建档案管理员负责；竣工后项目总监组织各专业人员和信息资料员整理，经城建档案管理员审查签字后，最后总监签认再报公司办公室归档保存（办理移交手续）；
7对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有管规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
