测绘资料编目工作的实践和思考

 

     测绘资料是广大测绘工作者劳动与智慧的结晶，是国民经济、国防建设、科学研究和文化事业必需的基础资料之一。建国以来由于测绘工作者的辛勤劳动，积累了数量浩瀚、内容复杂、种类繁多的测绘成果、成图。为了使这些测绘资料得到充分、合理、有效的利用，充分发挥现有资料的作用，编辑出版《测绘资料目录》，（以下简称《资料目录》）成为测绘工作者的重要任务之一，其意义和作用是深远的。 

 

    1．编纂《资料目录》是提高测绘档案资料科学管理水平的重要手段 

    测绘工作是国民经济建设的基础性工作，投资大、周期长、产品数量多、内容复杂，测绘档案部门每年都要接受大量的测绘成果、成图。为了做好这些资料的管理工作，档案工作人员为此做了大量的基础工作。《资料目录》的编辑出版，为科学管理测绘档案资料提供了契机。因为，从测绘档案管理、鉴定、统计、利用等基本工作环节来看，每一个环节都离不开利用《资料目录》。例如，在整理工作中，通过《资料目录》可以巩固档案整理工作的成果，发现工作中的不足；在利用工作中《资料目录》是沟通馆藏与利用者的重要通道；在保管工作中《资料目录》有助于发现档案资料的缺陷和混淆状况，及时采取补救措施；在统计工作中《资料目录》可以为各种资料统计提供准确的数据。此外。档案工作人员还可以通过《资料目录》全面、系统地了解、熟悉馆藏情况，提高其管理水平，从而为科学、合理、有效地管好所辖档案资料创造了条件。 

 

    2．编纂《资料目录》是充分开发利用测绘档案信息资源为经济建设服务的有效措施 

    测绘资料是国家重要的基础信息资源，它不仅记载着测绘生产、科研、建设等项活动的过程；而且记载着这些活动的成果，可以说它是测绘科技信息和成果的载体。《资料目录》的编辑就是以条目的形式将测绘资料的成分与内容，全面、科学、系统地揭示出来，它是利用者通向测绘档案资料宝库的“桥梁”。利用者可以根据自己的需要，按照《资料目录》提供的有关线索和查找手段，从《资料目录》中及时、准确地了解到所需要的测绘信息，提供给有关部门使用，以满足社会各方面的需求，使测绘资料应有的社会效益和经济效益得到充分的发挥。 

 

    3．编纂《资料目录》是加强信息交流，促进资料部门横向联系，实现资料共享的有效途径。 

    《资料目录》是记录测绘资料内容特征和形式特征的信息系统，它内容全面，科学，系统。对于测绘信息的传递和交流，开发利用现有测绘成果，成图，充分发挥其固有的社会效益和经济效益有着重要作用。目前随着国家经济建设的发展，对测绘工作的需求量越来越大跨省市间的测绘生产、科研项目越来越多，各省市《资料目录》编辑出版，可以使利用者清楚地了解到不同省市地区的测绘情况，在制定生产计划时做到心中有数，这样不仅加强了各省市资料部门之间的了解；也有利于测绘信息的传递和交流；从而增进了不同地区资料部门的横向联系。目前全国测绘资料部门分为军、地两大系统，此外还有地质、冶金、水利等部门的测绘单位，测绘资料重摄、重测现象时有发生，因此，利用编纂《资料目录》的形式，及时收集汇总，发布有关部门的测绘信息，是避免重复生产，使测绘成果一测多用的有效途径。 

 

    4．编纂《资料目录》有利于提高测绘工作的社会影响，增强人们对测绘工作重要性的认识。 

    测绘工作是国家现代化建设的先行者，其产品——测绘成果，成图是保证有关领导部门，科研机关，企事业单位正确决策，提高工作水平的重要依据和信息资源，在经济建设中起着举足轻重的作用。但是以前一个重大项目或一个重大工程完成后，人们往往注意的是它们的设计者和建设者，而忘却的是进行前期工作的测绘工作者。再加上测绘成果具有特殊的保密性质，使测绘部门一直处于封闭、半封闭状态，测绘部门收藏的档案资料很少为社会所了解。随着改革开放和科学技术的不断进步以及测绘档案资料的逐步解密，测绘工作的重要性正在逐渐被人们认识、了解。而《资料目录》的编辑出版，成为测绘部门进行宣传，扩大影响，提高社会知名度的重要工具。应该相信随着测绘资料编目工作的日趋完善，《资料目录》的作用将会得到充分发挥，测绘资料在为各部门提供决策依据的同时，社会方方面面对测绘工作的重视程度将大大提高。

 

    1．编纂原则 

    《资料目录》是现有测绘成果、成图的总汇，应全面、系统、准确地反映已有测绘资料的基本情况，要使《资料目录》成为查阅资料的向导和传递信息的工具，不仅要有一般资料目录的检索功能，还应具有查考性、评述性、现势性。因此要本着完整统一、准确及时、简明实用的原则进行编纂工作。 

    完整统一，首先要求凡按国家技术标准和专业标准测制的测绘成果、成图均应编入《资料目录》，其具体内容可分为六部分。（1）大地测量资料；（2）航空航天摄影与遥感资料；（3）地图资料；（4）城市测量资料；（5）重大建设工程测量资料；（6）境界测量资料。其次，要求标绘要素，统计表格式，成果分布图比例尺，开本、图幅尺寸以及续编部分均要求统一、规范，以便于作业和汇总，同时也为今后应用计算机技术进行编目工作奠定基础。 

 

    准确及时，就是指《资料目录》要充分准确地反映馆藏测绘资料的内容和成分，其资料的出版年代、范围、所在图幅、精度、采用的标准等标绘要素表示要准确无误。同时新增内容要及时编入《资料目录》，力争为有关部门提供及时、准确的测绘服务。 

 

    简明实用，就是要求《资料目录》内容简明扼要，科学系统，使人一目了然。能用成果分布图说明问题的可不再用统计表；能用部分底图表示范围的可不必用全图。要使《资料目录》既方便利用，又能真实地反映馆藏档案资料的实质内容，真正起到索引和向导作用。 

 

    2．编纂要求 

    为了充分揭示馆藏测绘资料的内容和成分,使利用者迅速、准确地查找有关资料,《资料目录》采用统计表与成果分布图结合的方式表示其内容。具体内容如下：

 

（1）统计表和成果分布图按国际分幅图为基本单元，按照八开幅面开本规格确定标图范围及比例尺。 

 

（2）统计表与成果分布图按一表一图的顺序，依次排列各类测绘资料。当统计表与成果分布图表示同一内容时，应选用同一序号表示。 

 

（3）统计表由序号、成果所在图幅、名称、等级、数量、技术标准坐标高程系统、使用仪器、成果精度、保存单位、施测单位等项内容构成。其排列原则为，不同的测量成果资料分别编排次序。大地测量资料按等级从高级到低级、由南向北、由西向东顺序排列，资料等级相同时，按施测时间先后为序排列；航片按摄区由北向南，由西向东排列；地形图按不同比例尺，由大到小顺序，比例尺相同时，按测区位置由北向南，由西向东顺序排列。 

 

（4）成果分布图由图名、图号、比例尺、经纬线、主要地理要素及有关注记构成，按不同专业测绘内容分张标绘。其底图比例尺根据不同专业和地域大小情况确定。天文、长度、三角、导线在图上逐点标绘点位和点名，连绘方向线；水准以路线走向标绘，除标出水准路线起止点、折点和交叉点外，并适当内插水准点；航片在分布图上按摄区表示；地形图按不同比例尺和不同测绘单位以不同颜色标绘。各专业测绘成果在分布图适当位置上均应注出相应于统计表中的序号。当成果在图上分布过于稠密时，可采用局部放大或按测区用框线表示其范围的方法；也可分张标绘。成果分布图的图例均应按统一图例符号及大小表示。

 

    1．拟定实施方案 

    编纂一部内容充实、完整的《资料目录》必须要有详细的编目实施方案做保障。实施方案是根据国家测绘局《测绘成果目录编制技术规定及目录样式》，结合本地区，本单位测绘资料的分布情况，按照科学、系统、完整、准确的原则编制的具体工作计划。它不仅可以使编纂人员对整个工作过程有全面，明确的了解；同时也对编目工作起着指导作用，并且也有利于领导对编目工作进程的掌握和监督。实施方案的内容应包括：编纂原则、步骤、方法、要求，成果资料的入选标准和范围等。此外，还要确定承担具体任务人员的分工与搭配，明确完成任务的时间。实施方案确定后要上报主管领导审核批准。 

 

    2．多方收集资料，做好汇交工作 

    为了使本地区《资料目录》具有一定的权威性，成果资料的收集工作一定要尽可能的完整齐全，所辖地区内凡按国家技术标准和专业标准测制的测绘成果资料均应收入目录，使之成为一方现有测绘资料的“大全”。要达到这一点多方收集资料，扩大收集范围，做好汇交工作成为编纂工作的重要环节。 

    由于一个地区往往设有许多不同系统的测绘单位，测绘单位资料比较分散，编纂人员必须事先对测绘系统以外形成的各种测绘资料情况进行深入细致的摸底调查，做到心中有数。作为测绘主管部门要加大管理力度，监督区域内基础测绘成果和有关专业测绘成果的汇交工作，以测绘局发出的汇交通知涉及面要尽可能的大一些，要充分利用资料主管部门的优势做好汇交工作的宣传，同时要给予汇交单位尽可能的帮助。 

 

    3．做好汇交资料的综合分析和处理 

    《资料目录》应全面、系统、准确地反映已有测绘成果资料的基本情况，方便查找和使用。因此面对有关汇交单位上报来的零乱、分散的测绘资料，需要编纂人员进行必要的技术处理，以确保《资料目录》的质量。编纂人员要依据《资料目录编制技术规定》和实施方案的有关要求，对汇交资料进行综合分析。对于属于相同项目或相同地区的资料可以合并；对有缺陷或不准确的地方要及时补充或修正；对统计方法不统一的资料要重新按标准统计；总之，要使入选资料系统化、合理化。此项工作技术性较强，取舍标准不易掌握，编纂人员要本着实事求是的态度，认真研究，细致工作，切忌将资料简单堆砌或草率分割。 

 

    4．做好《资料目录》审核和印发 

    对编辑好的《资料目录》要及时审核印发，装订出版，以满足利用者的需求。首先，审核工作既关系到《资料目录》的质量，也关系到广大测绘工作者和编纂人员的辛勤劳动能否被社会所承认，因此要求编纂人员严格把好质量关，在编目工作中我们感到采取三级检查审核的办法基本能满足编目要求。即采用各专业《资料目录》由其负责人员自检，然后按专业交换互检，最后由主管负责人审核通过。其次印发工作从目前测绘部门出版的《资料目录》来看，1985年以前多采用图、表、文结合的形式，彩色印刷、装订成册的方法出版发行。《资料目录》一般装订精美，使用方便，但费用较高。1985年以后，由于“信息中心”每年均要求上报编目情况，因此各地《资料目录》多采用手工标绘或单色复印的形式。此种方法节约经费，上报及时，不失为一种应急措施。

 

    1．积极做好汇交宣传工作 

    做好汇交工作是编纂《资料目录》的首要条件。《测绘法》和《测绘成果管理规定》明确规定政府有关部门完成的测绘成果都需向测绘主管部门汇交其成果目录和副本。但就目前情况来讲，有关部门很少能做到这点，致使测绘主管部门的资料收集工作十分困难。究其原因，一方面是有关部门的测绘生产单位认识上存有偏见，担心测绘管理部门会用汇交的成果产生新的经济效益，损失自身利益；另一方面是我们本身在汇交工作上的宣传缺乏深度和广度。为此测绘主管部门应加大宣传力度，广泛进行解释工作，在宣传执行《测绘法》的同时，强调汇交工作的重要性和必要性，使有关部门认识到做好汇交工作不仅是其本身的职责和义务；同时也是我们自身工作价值的展示。《资料目录》的编辑发行，无论对于发挥各自单位现有成果资料的作用；还是交流行业和部门之间的测绘信息，以及提高本单位测绘档案的科学管理水平都有着十分重要的意义。 

 

    2．注重测绘成果资料的积累工作 

    注重测绘资料的不断积累是做好编目工作的重要保障。完整，准确的资料信息是构成编目工作的基础，如不注意平时资料的积累，分析，到汇编时，资料杂乱无章，头绪繁多，整理工作量将是巨大的。因此，做好成果资料的积累工作十分必要。实践中，我们体会到采用日常积累与突击积累，个人积累与公共积累相结合的方法效果较好。日常积累是指编纂人员根据分工的任务，范围，在平时工作中随时随地注意资料信息的不断积累；突击积累是指主管部门向汇交单位发文，限期索取有关测绘成果资料；个人积累实际上是编纂人员的日常工作，每当所分管的新的成果资料归档时，应及时统计造册，从点滴做起；公共积累是由编纂人员和档案管理人员，在编目工作中一起分析，整理相关的成果资料，使之完整、系统、有条理。 

 

    3．编目技术要统一、规范 

    编目技术统一、规范指的是《资料目录》的编制要求和方法要实行统一的标准和规范。实行编目技术统一标准是实现编目工作科学化，使编目工作获得最佳秩序和效益的重要条件，也是采用计算机技术处理资料目录信息的技术保证。编目工作实现计算机化已成为今后编目工作发展的必然，如果没有统一的编目标准会给计算机目录系统的建立带来很大的障碍，也难以组建现代化的资料目录网络。由此可见要实现编目工作的科学化、现代化必须首先要求编目工作的标准化。 

    自70年代末国家测绘局制定《编纂测绘资料的基本要求》以来，到1994年印发《测绘成果目录编制技术规定》为止，国家测绘局先后几次修订了资料编目技术规定。从近年来各地上报的《资料目录》来看，基本采用了统一的标绘方法和图表规格，为资料编目的科学化管理以及采用计算机技术创造了条件，实践证明了编目技术标准化是实现编目工作自动化、现代化的前提。因此，不断完善测绘资料的编制技术规定，实现编目工作的计算机化，成为今后工作的努力方向。

    4．不断提高编纂人员的素质 

    编纂人员的素质是保证资料编目工作质量的重要条件。由于编目工作是一项技术性较强又带有创造性的工作，是资料管理的高级形态，需要进行收集、分析、选择、综合加工等项复杂的制作活动，因此，对编纂人员的素质有较高的要求。既要求编纂人员具有所需的测绘专业知识，熟悉本地区、本单位的现有测绘资料情况；也要求编纂人员有较广博的知识和文字处理能力。同时，还要求编纂人员有较强的工作责任心和严谨的科学态度。所以，编纂人员在工作中要加强学习，不断提高自身素质，除熟悉所辖的档案资料外，还要学习一些情报学、目录学、版本学等相关的知识，扩大知识面。只有这样才能使编目工作得以顺利进行，编辑出版的《资料目录》的质量才能得到保证。 

 

    1．测绘成果目录编制技术规定国测发1994030 

    2．科技档案编纂工作  徐绍敏 档案出版社 1990 

    3．编纂《北京市测绘资料目录》实施方案 李万允 王元庆 1991